विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (एम् एस वर्ड का परिचय, एम् एस वर्ड के फीचर्स,
एम् एस वर्ड को स्टार्ट करना (टाइटल बार,
रिबन (टैब्स, ग्रुप्स, कमांड्स, टूल्स),
फाइल बटन, टूलबार, स्टेट्स बार, स्लाइडर, व्यू बटन),
एम् एस वर्ड के Menu (File (New, Open, Save, Save As, Tools, Close, Information, Product Activation, Permission, Recent, Print, Copies, Printer, Settings)),
एम् एस वर्ड के होम टैब में क्लिप बोर्ड ग्रुप (फॉर्मेट पेंटर, कट, कॉपी, पेस्ट स्पेशल,पेस्ट)|
Microsoft Office:-
यह एक आफिसियल सॉफ्टवेयर (Official Software) है | यह कई Application Software का संग्रह है | जो Office की सभी जरूरतों को पूरा करता है | इसको अमेरिका की कम्पनी Microsoft ने विकसित किया, इस कम्पनी के अध्यक्ष दुनिया के सबसे अमीर व्यक्ति Bill Gates है |
MS Office का पूरा नाम Microsoft Office है | इस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अन्दर पाये जाने वाले सॉफ्टवेयर Word, Excel, Power Point, Outlook and Access है | जो ऑफिस की सभी जरूरतों को पूरा करते है |
Microsoft Word:-
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऍम एस ऑफिस का ही एक सॉफ्टवेयर है | जिसको Microsoft Company द्वारा बनाया गया था | यह Software विश्व में सबसे अधिक प्रयोग में आने वाला सॉफ्टवेयर है |
इसे MS Word भी कहा जाता है | माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge आदि कार्यों के लिए किया जाता है इसलिए Microsoft Word को Word Processing के नाम से भी जाना जाता है |
शब्द लिखना, वाक्य बनाना, पैराग्राफ बनाना, पृष्ठ तैयार करना इस प्रकार की सभी प्रक्रियाओं के द्वारा अपनी बात को सुनियोजित ढंग से प्रस्तुत करना Word Processing कहलाता है |
अपने हाथ से पेंसिल या पेन की सहायता से की गई प्रक्रिया मानवीय शब्द प्रक्रिया कहलाती है, परन्तु जब यही कार्य कंप्यूटर की सहायता से किया जाता है तब यह इलेक्ट्रानिक वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है |
Features Of MS Word:-
1- Page Formatting.
2- Editing Of Text.
3- Spelling and Grammar Check.
4- Use Of Thesaurus.
5- Page Numbering.
6- Column.
7- Mail Merge.
8- Create a Table.
9- Auto Text.
10- Auto Correct.
11- Header & Footer.
12- Find & Replace.
13- Styles & Formatting.
14- Insert Bullets.
Getting Started:-
MS Word 2007-2010-2013-2016-2019 को स्टार्ट करने के लिए MSWord 2007-2010-2013-2016-2019 के डेस्कटॉप आइकन पर क्लिक करें या स्टार्ट आल प्रोग्राम्स माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में जाएँ |
Windows of MS Word 2007-2010-2013-2016-2019 Looks Like Office Element:-
1- Title Bar:-
यह ऍम ऍस वर्ड की विंडो में सबसे ऊपर की ओर स्थित होता है | यह जिस डाक्यूमेंट्स में हम वर्तमान में कार्य कर रहे होते है उसका नाम डिस्प्ले करता है |
टाइटल बार के दाई ओर Minimize, Maximize, Restore Down और Close के बटन होते है | इसके बायीं साइड में एक Quick Access टूल बार होता है |
2- Ribbon:-
रिबन MS Word के पहले के वर्जन के मेनू और टूलबार की जगह में आया है | इसमें विशिष्ट टास्क से सम्बंधित कमांड्स को ब्राउज़ करने के लिए टैब होते है | इसके आगे यह टैब ग्रुप में डिवाइड होते है |
हम इस रिबन को हाईड भी कर सकते है, इसके लिए इस रिबन पर कहीं भी राईट क्लिक कर Minimize The Ribbon Button पर राइट क्लिक करें या फिर राइट साइड के Minimize The Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें |
रिबन को हाईड करने पर आपको काम करने के लिए अधिक स्पेस मिलती है | रिबन को फिर से अनहाईड करने के लिए Expand The Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें |
Ribbon Contains Three Main Parts:-
i) Tabs:-
यह टास्क ओरिएंटेड होते है और रिबन के टॉप पर स्थित होते है | उदाहरण के लिए Home, Insert, Page Layout आदि |
ii) Groups:-
प्रत्येक टैब आगे सब टास्क में डिवाइड किया गया है | उदाहरण के लिए, Home टैब को Clipboard, Font, Paragraph, Styles और Editing ग्रुप में बांटा गया है |
हर ग्रुप के राइट साइड में एक छोटा ऐरो होता है, जिसे Dialog Box Launcher कहा जाता है | इस पर क्लिक करने पर अतिरिक्त ऑप्शन उपलब्ध होते है |
iii) Command Buttons:-
यह बटन्स प्रत्येक ग्रुप के रिलेटिव होते है | उदाहरण के लिए, Font Group में Bold, Italic, Underline आदि कमांड्स बटन्स शामिल होते है |
(Tabs That Appear Only When You Need Them) ऊपर दिए गये टैब्स के अलावा, यहाँ टैब्स के अन्य प्रकार भी है लेकिन वे जब आप उनसे सम्बंधित टास्क कर रहे होते है तभी दिखाई देते है |
iv) Contextual Tools:-
जब आप किसी ऑब्जेक्ट पर काम कर रहे होते है और जब आप उस ऑब्जेक्ट को सिलेक्ट करते है, तब यह टैब आपको दिखाई देगा |
उदाहरण:- वर्ड में एक इमेज इन्सर्ट करें | जब आप इमेज को सिलेक्ट करेंगे, तब आप Format Tab को रिबन के राइट साइड में देख सकते है |
3- File Button:-
यह बटन वर्ड विंडो के ऊपर लेफ्ट कॉर्नर में होता है | इस बटन पर New, Open, Save, Save As, Print और Close जैसे कमांड के बटन होते है |
4- Quick Access Toolbar:-
ऑफिस बटन के राइट में Quick Access Toolbar होता है, जिसमें हमेशा इस्तेमाल होने वाले आइटम के बटन होते है | उदाहरण:- Save और Undo या Redo बटन | इस टूलबार में और बटन्स को एड करने के लिए इसके राइट साइड के छोटे ऐरो पर क्लिक करें |
5- The Status Bar:-
स्टेटस बार विंडो के नीचे स्थित होता है और इसमें वर्तमान Page Number, Section, Documents में कुल शब्दों की संख्या आदि डिस्प्ले होता है | इस बार पर राइट क्लिक कर आप और भी ऑप्शन सिलेक्ट कर सकते है |
6- Zoom Slider:-
विंडो के राइट कॉर्नर में स्टेटस बार पर यह Zoom Slider होता है | डॉक्यूमेंट को अलग-अलग जूम के परसेंटेज देखने के लिए प्लस या माइनस बटन पर क्लिक करें |
7- Document View Buttons:-
Zoom Slider के लेफ्ट साइड में Document View बटन्स होते है | अपने डॉक्यूमेंट को Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline या Draft में देखने के लिए आप इनमें से किसी एक पर क्लिक कर सकते है |
Menu In MS Word All:-
1- File:-
File Menu में निम्नलिखित कमांड होते है |
i) New (Ctrl+N):-
इस कमांड का उपयोग ऍम ऍस वर्ड में नए पेज को खोलने के लिए या ब्लैंक डॉक्यूमेंट क्रिएट करने के लिए किया जाता है | इसके साथ ही यहाँ कई टेम्पलेट भी होते है |
ii) Open (Ctrl+O):-
इस कमांड का उपयोग ऍम ऍस वर्ड में यूजर द्वारा सेव की गयी फाइल को ओपन करने के लिए किया जाता है | जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब एक डॉयलॉग बॉक्स ओपन होता है, जिसमें आपको अपने फाइल का पाथ देता है | फिर Open बटन पर क्लिक करना होता है |
iii) Save (Ctrl+S):-
इस कमांड को डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए किया जाता है | जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब नीचे का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है | File Name:- यहाँ आप फाइल के लिए नाम दे सकते है |
iv) Save As (F12):-
यहाँ फाइल फॉर्मेट की एक लिस्ट होती है जिसमें वह फाइल सेव होती है | जो डिफाल्ट रूप से यहाँ Word Document फॉर्मेट सिलेक्ट होता है जिसमें यह डॉक्यूमेंट वर्ड के अलग फॉर्मेट मे सेव किया जाता है |
यदि आप पहले से क्रिएट फाइल को दूसरे किसी अन्य नाम से या दूसरे फॉर्मेट में भी सेव करना चाहते है, तो Save As कमांड का उपयोग कर सकते है |
अगर आप पुराने वर्जन में सेव करना चाहते है. तो Word डॉक्यूमेंट फॉर्मेट को सिलेक्ट करें | यदि आप इस फाइल को पीडीऍफ़ फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो PDF सिलेक्ट करें | यदि आप इस फाइल को वेब पेज फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो Web Page सिलेक्ट करें |
v) Tools:-
यह बटन Save के लेफ्ट साइड में होता है | इसमें डॉक्यूमेंट सेव करने के लिए अतिरिक्त ऑप्शन होते है | यहाँ आप अपने डॉक्यूमेंट को प्रोटेक्ट करने के लिए पासवर्ड सेट कर सकते है |
vi) Close:-
बिना MS Word क्लोज किये ओपन फाइल को क्लोज करने के लिए इस कमांड का उपयोग करते है |
vii) Information:-
इसमें करंट डॉक्यूमेंट से सम्बंधित निम्न जानकारी होती है |
a) Product Activation:-
इसमें MS Office के लाइसेंस की पूरी जानकारी होती है |
b) Permission:-
दूसरे यूजर्स से अपने फाइल को प्रोटेक्ट करने के लिए यहाँ आप एक पासवर्ड सेट कर सकते है | लेकिन याद रहे की अगर आप यह पासवर्ड भूल गये तो इस पासवर्ड को पुनः प्राप्त नहीं कर सकते है |
viii) Recent:-
यहाँ पिछली बार ओपन किये डॉक्यूमेंट फाइलों की एक लिस्ट होती है, जिनपर क्लिक करने से आप तुरंत पिछली फाइल ओपन कर सकते है |
ix) Print (Ctrl+P):-
डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है, इसमें निम्नलिखित ऑप्शन होते है |
a) Print:-
इस बटन पर क्लिक करके फाइल को प्रिंट करने के लिए भेज दिया जाता है |
b) Copies:-
यहाँ से आप इस डॉक्यूमेंट की कितनी कॉपीज़ प्रिंट करनी है यह तय किया जाता है |
c) Printer:-
यहाँ आपके पीसी पर इनस्टॉल प्रिंटर की लिस्ट होती है, जिसमें से आपको प्रिंटर सिलेक्ट करना होता है |
d) Settings:-
यहाँ इस फाइल के कौन से पेजेस को प्रिंट करना है, यह तय करते है |
x) माइक्रोसॉफ्ट के Home Tab में क्लिपबोर्ड ग्रुप:-
होम टैब के अन्दर सबसे पहले Clipboard ग्रुप को जानते है, क्लिपबोर्ड ग्रुप में कई अलग-अलग टूल्स होते है, सबसे पहले Format Painter, इसकी मदद से आप किसी भी टेक्स्ट की फ़ॉर्मेटिंग को कॉपी करके किसी दूसरे टेक्स्ट या पैराग्राफ पर अप्लाई कर सकते है |
फ़ॉर्मेट कॉपी करने की शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift+C होती है, इससे आप फ़ॉर्मेट कॉपी कर सकते है और फॉर्मेट पेस्ट करने के लिए Ctrl+Shift+V करना होता है |
Clipboard के अन्दर Copy Tool, इसकी मदद से आप अपना डाटा या मेटर कॉपी कर सकते है, किसी भी मेटर को कॉपी करने के लिए उसको सिलेक्ट करें फिर कॉपी करें |
कॉपी करने के लिए आप कीबोर्ड से सीधे Ctrl+C दबा सकते है, और पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे Ctrl+V दबा सकते है |
Clipboard के अन्दर Cut Tool, इसकी मदद से किसी भी टेक्स्ट या इमेज को सिलेक्ट करके कट किया जा सकता है, या आप अपने कीबोर्ड से Ctrl+X दबाने से टेक्स्ट या इमेज कट हो जायेगा और फिर इसे पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे Ctrl+V दबाने से भी पेस्ट हो जायेगा |
Clipboard के अन्दर Paste Special का ऑप्शन Paste के अन्दर होता है | पेस्ट स्पेशल का उपयोग किसी स्पेशल तरह से टेक्स्ट पेस्ट करने के लिए करते है | पेस्ट स्पेशल का उपयोग करने के लिए पहले किसी पैराग्राफ को कॉपी करें फिर पेस्ट स्पेशल करें |
ध्यान रखें जब भी आप टेक्स्ट कॉपी या कट करते है तो वह क्लिपबोर्ड में आ जाता है, और क्लिपबोर्ड में ज्यादा से ज्यादा 24 अक्षर को ही रखा जा सकता है | इसीलिए सभी टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में सेव नहीं होते है |
क्लिपबोर्ड को आप खाली भी रख सकते है | इसके लिए आप को उसमें के टेक्स्ट डिलीट करने होगें | क्लिपबोर्ड खोलने के लिए क्लिपबोर्ड बटन पर क्लिक करें |