Computer Basic part 17 (ADCA MS - Office - Word Processing Basic Aliments)

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विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !

वर्ड में मेल-मर्ज बनाना,

वर्ड के रिव्यु मेन्यू में फंक्शन का उपयोग करना (Check Spelling, Thesaurus, Word Count, New Comment, Track Change),

वर्ड  की फाइल में लॉक लगाना,

कंप्यूटर हार्डवेयर के बेसिक अटैचमेंटस (PATA, SATA, SCSI).

How to Create Mail Merge Document Using Word in Hindi (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के द्वारा मेल मर्ज बनाना):-

Mail Merge के द्वारा पत्र तैयार करने के लिए इस प्रकार से सबसे पहले नाम और पता लिखा जाता है :-

सेवा में,

            नाम...............................

            पता................................

            पिनकोड........................

महोदय,

            अवगत करना है कि दिनाँक ....../...../.......... को मेरे मित्र का जन्मदिन है और इस शुभ अवसर पर आपको आमंत्रित किया गया है इस जन्मदिन के अवसर पर आपको आ-कर आशीर्वाद देना है इत्यादि ..........|

1- यह सब लिखने के बाद आपको Mailings मेन्यू पर क्लिक करना है और फिर यहाँ पर Start Mail Merge पर क्लिक करना है उसके बाद इसमें Step by Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करना है |

2- इस पर क्लिक करने से राईट साइड में एक विंडो खुल जायेगा जिसमे नीचे की ओर Starting Document पर क्लिक करना है उसके बाद नीचे ही Select Recipients पर क्लिक करना है |

3- अब ऊपर की ओर Type a New List पर क्लिक करना है उसके बाद Create पर या नीचे की ओर Write Your Letter पर क्लिक करना है |

4- अब स्क्रीन पर एक पॉपअप विंडो खुल जायेगा इसमें हमको नीचे की ओर Customize Column पर क्लिक करना है उसके बाद फिर से एक नई पॉपअप विंडो खुल जाएगी |

5- नई विंडो खुलने के बाद इसमें की सभी चीजों को पहले एक-एक करके डिलीट करना है, सबसे पहले एक आइटम को सिलेक्ट करके डिलीट कर दीजिये | फिर डिलीट करने के लिए कीबोर्ड से D बटन दबायें उसके बाद Y बटन प्रेस करें, जिससे की एक-एक करके सभी चीजों को बारी-बारी से डिलीट किया जा सके |

6- सभी चीजों को डिलीट करने के बाद ADD के ऑप्शन पर क्लिक करते है फिर इसमें वह ऑप्शन ADD करते है जिसमे हमने पत्र लिखा हुआ होता है | उदाहरण के तौर पर जैसे:- नाम, पता, पिनकोड (पहले नाम लिखते है उसके बाद OK पर क्लिक करते है) | इसी तरह सभी को ADD कर लेते है |

7- ADD करने के बाद OK बटन पर क्लिक कर दीजिये |

8- अब हमारी स्क्रीन पर एक फॉर्म खुल जाता है जिसमे हम उन व्यक्तियों का पता लिखते है जिनको हमें पत्र भेजना होता है | एक Column से दूसरे Column में जाने के लिए कीबोर्ड से Tab बटन को दबाते है |

9- अब OK बटन पर क्लिक करते है और इस फाइल को कंप्यूटर के किसी फोल्डर के अन्दर सेव कर लेते है |

10- अब हम अपने पत्र को Open करते है और उसमे Mailings के मेन्यू पर क्लिक करते है, फिर हम Insert Merge Field पर क्लिक करते है और यहाँ पर नाम के सामने नाम, पता के सामने पता और पिनकोड के सामने पिनकोड को लिख देते है और इतना लिखने से पहले एक छोटा सा (-) का निशान भी लगाना होता है |

11- इसके बाद Mailings मेन्यू में ही राइट साइड में Finish & Merge पर क्लिक करते है और सबसे पहले वाले ऑप्शन यानि Edit Individual Document पर क्लिक करके OK बटन दबाते है इससे हमारा पत्र तैयार हो जाता है और फिर इसे कंप्यूटर के किसी Folder में Save कर लेते है |

MS Word Review Menu in Hindi (वर्ड में रिव्यु मेन्यू के कुछ फंक्शन के उपयोग):-

Check Spelling & Grammar:-

अगर आपकी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की टैक्स्ट फाइल में Spelling Mistake है तो आपको यह Spelling भी Suggested करवाएगा | इसकी शॉर्टकट कीज F7 है |

Thesaurus:-

Thesaurus की मदद से हम वर्ड की फाइल में किसी भी वर्ड का Same मतलब पता कर सकते है | यानि उस शब्द का पर्यायवाची शब्द | अगर हमें उस पर्यायवाची शब्द की आवश्यकता है तो हम उस शब्द को कॉपी या इन्सर्ट करके अपनी फाइल में भी लगा सकते है |

इसे उपयोग करने के लिए इस पर क्लिक करें और उसके बाद राइट साइड में एक विंडो ओपन होती है उसके सर्च बार में अपना वर्ड लिख कर उसका पर्यायवाची शब्द देख सकते है |

Word Count:-

Word count की मदद से हम अपनी फाइल के अन्दर यह पता कर सकते है कि कितने शब्द हमने अपनी फाइल में टाइप किया है या इसके अन्दर कितने पैराग्राफ, लाइन इत्यादि सभी की डिटेल दिखाई देती है | वर्ड काउंट की शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift+G है |

New Comment:-

New Comment की सहायता से हम किसी भी वर्ड या नाम पर कमेंट लिख सकते है और कमेंट को आप  किस प्रकार और कैसे देखना चाहते है उसकी सेटिंग Balloons के ऑप्शन में जाकर कर सकते है और अगर आप कमेंट को डिलीट करना चाहते है तो आप कमेंट के ऑप्शन में जाकर उस कमेंट को डिलीट भी कर सकते है |

Track Change:-

जब हम वर्ड में कोई भी फाइल बनाते समय कंप्यूटर से अलग जाएँ तो वापसी में इस Track Change पर क्लिक कर दें जिससे यदि कोई आपकी फाइल में कुछ भी लिख देता है तो वह लाल कलर में हो जाता है | जिससे आपको यह पता चल जायेगा कि आपकी फाइल में किसी ने कुछ लिखा तो नही है और अगर लिखा है तो आप इसे आसानी से डिलीट कर सकते है |

अगर आप उन वर्ड्स को डिलीट करना चाहते है तो Reject में जा कर Reject All Changes in Document पर क्लिक करें | लेकिन अगर आप इस लिखे हुए वर्ड्स को अपनी फाइल में रखना चाहते है तो Accept में जाकर Accept All Changes in Document पर क्लिक कर सकते है |

Use Track Change Lock in MS Word File (एम०एस०वर्ड फाइल में Track Change लॉक पासवर्ड लगाना):-

Track Change काम कैसे करता है ? Track Change द्वारा हम दो तरह से लॉक को लगा सकते है, एक तो बेसिक और सिंपल लॉक होता है | दूसरा लॉक पासवर्ड वाला होता है जिसके अन्दर आपको अपना पासवर्ड लिखना होता है तभी वह लॉक कार्य करता है |

1- Track Change द्वारा पासवर्ड वाला लॉक अपनी फाइल में लगाने के लिए सबसे पहले Review Menu में राईट साइड में Protect Document पर क्लिक करते है और फिर Restrict Formatting and Editing पर क्लिक करें जिससे एक राईट साइड में विंडो ओपन होगी |

2- इस विंडो में हमें Allow Only This Type of Editing in The Document पर टिक करें और इसी के नीचे के ऑप्शन में Track Change को सिलेक्ट करें |

3- अब इसी विंडो में नीचे की ओर Yes, Start Enforcing Protection पर क्लिक करें और यहाँ अपना पासवर्ड डालें और Confirm पासवर्ड देकर OK पर क्लिक कर दीजियें |

4- अब आपकी फाइल में लॉक लग चुका है और अब अगर कोई भी आपकी फाइल में कुछ भी लिखता है तो वह लाल रंग में आएगा | इसे हटाने या अपनी फाइल में रखने के लिए आपको पहले अपनी फाइल के लॉक को अनलॉक करना होगा | तभी वह टैक्स्ट आपकी फाइल में सेव हो पायेगा | Lock को उसी तरह हटाना होगा जैसे आपने लॉक को लगाया था |

Track Change में जा कर आप एक्स्ट्रा लिखे हुए टैक्स्ट को डिलीट करना चाहते है तो Reject में जा कर Reject All Changes in Document पर क्लिक करें लेकिन यदि आप लिखे हुए टैक्स्ट को अपनी फाइल में रखना चाहते है तो Accept में जाकर Accept All Changes in Document पर क्लिक करें |

Track Change द्वारा पासवर्ड वाला लॉक अपनी फाइल से हटाने के लिए सबसे पहले Review Menu में राईट साइड में Protect Document पर क्लिक करें और Restrict Formatting And Editing पर क्लिक करें फिर राईट साइड में एक विंडो ओपन होगी |

अब इसी विंडो में नीचे की ओर Stop Protection पर क्लिक करें और फाइल में अपना पासवर्ड डालें और OK पर क्लिक कर दीजिये | जिससे Track Change वाला पासवर्ड स्वतः ही हट जायेगा |

कंप्यूटर हार्डवेयर के कुछ बेसिक अटैचमेंट्स:-

PATA:-

PATA का पूरा नाम Parallel Advanced Technology Attachment है | यह हार्डडिस्क का प्रथम प्रकार है | PATA Drive ने कंप्यूटरों से जुड़ने के लिए समानांतर ATA (Advance Technology Attachment) इंटरफ़ेस मानक का उपयोग किया |

PATA Drive को हम IDE (Integrated Drive Electronics) और EIDE (Enhanced Integrated Drive Electronics) के रूप में रेफर करते है | PATA Drive को Western Digital बैंक द्वारा सन् 1986 ई० में पेश किया गया था |

PATA Drive में डाटा ट्रान्सफर की दर 133MB/second तक होती है | Western Digital Bank ने कंप्यूटर को Hard Drive एवं अन्य डिवाइस को जोड़ने के लिए एक सामान्य ड्राइव इंटरफ़ेस की तकनीक प्रदान की है |

SATA:-

SATA का पूरा नाम Serial Advanced Technology Attachment है | इन हार्ड ड्राइव ने डेस्कटॉप और लैपटॉप कंप्यूटर में PATA ड्राइव को बदल दिया है | SATA और PATA के बीच मुख्य भौतिक अंतर इंटरफ़ेस का है |

यह ड्राइव सीरियल सिग्नलिंग तकनीक का उपयोग करके डेटा को PATA ड्राइव की तुलना में अधिक तेजी से डाटा को स्थानांतरित कर सकता है | SATA Cable पतली और PATA Cable की तुलना में अधिक लचीली होती है |

यह कम बिजली की खपत करते है | SATA ड्राइव को केवल 250mV की आवश्यकता होती है | जबकि PATA के लिए 5V की जरुरत होती है |

SCSI:-

ये काफी हद तक IDE (Integrated Drive Electronics) के समान होते है, लेकिन कंप्यूटर से कनेक्ट करने के लिए यह छोटे कंप्यूटर सिस्टम इंटरफ़ेस का उपयोग करते है | SCSI ड्राइव को आंतरिक या बाहरी रूप से जोड़ा जा सकता है | SCSI में कनेक्टेड डिवाइसेस को अंत में Remove कर दिया जाना चाहिए | SSD का पूरा नाम Solid State Drive है |

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Computer Basic part 16 (ADCA MS - Office - Word Processing Basic Aliments)

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विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !

वर्ड के सभी टेबल को एक ही पेज में देखना,

क्रॉस रिफरेन्स (Header & Footer, Page Number, Text Box,

Word Art, Drop Cap, Signature Line, Date & Time, Object, Equation, Symbol),

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फाइल सेटिंग और प्रिंट निकालना (Watermark, Page Color, Page Border),

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में रिफरेन्स मेन्यू (Footnote, Endnote),

Mail Merge.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बनाये गये सभी टेबल या फिगर को एक ही पेज से देखें:-

Create Table of Content in Microsoft Word:-

Cross Reference:-

क्रॉस रिफरेन्स माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में Insert Menu में Link ग्रुप में होता है | क्रॉस रिफरेन्स का उपयोग सभी पेज पर बने टेबल या फिगर का लिंक एक ही पेज पर लगाने के लिए किया जाता है | इसके लिए पहले आप अपने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के पेज पर कुछ बना लीजिये उसके बाद आप क्रॉस रिफरेन्स का उपयोग कर पायेंगें |

मान लीजिये हमने कुछ टेबल बनाये और उसके बाद टेबल को नाम भी देना है जैसे - Table 1 या Table 2 इस तरह के नाम देने के लिए टेबल के कोने पर राईट क्लिक करें या Reference Menu में Insert Caption पर क्लिक करें और फिर Position को सिलेक्ट करें, कि टेबल का नाम ऊपर लिखना चाहते है या नीचे लिखना चाहते है उसके बाद OK बटन प्रेस करें |

इसी तरह सभी टेबल को नाम देने के बाद क्रॉस रिफरेन्स पर क्लिक करें और Reference Type में Table को सिलेक्ट करें और एक-एक करके सभी टेबल के नामों को एक ही पेज पर लगा लीजिये | अब आप जिस टेबल को देखना चाहते है उस टेबल के नाम पर कण्ट्रोल के साथ माउस क्लिक करें जिससे आपके सामने वह टेबल आ जाएगी |

Use of Wordart in Microsoft Word:-

Header-Footer:-

इसका उपयोग हम मार्जिन किये हुए पेज के ऊपर और नीचे लिखने के लिए करते है | पेज के ऊपरी भाग को Header कहते है और पेज के नीचे के भाग को Footer कहते है |

Page Number:-

इसका प्रयोग हम पेज के Header या Footer भाग पर किसी भी साइड में पेज नम्बर लिखने के लिए किया जाता है |

Text Box:-

इसकी मदद से हम अपने पेज के ऊपर भी कुछ लिख सकते है | Text Box की मदद से हम अपने पेज पर कहीं पर भी कुछ भी लिख कर उसकी फ़ॉर्मेटिंग भी कर सकते है |

Word Art:-

Word Art से हम अलग-अलग डिजाईन में अपने टैक्स्ट की फ़ॉर्मेटिंग कर सकते है | इसे इस्तेमाल करने के लिए इस पर माउस के द्वारा क्लिक करें, फिर स्क्रीन पर एक बॉक्स आएगा उसके अन्दर अपना टैक्स्ट लिखते है, और फिर उसकी डिजाईनिंग करते है | इसके अन्दर आपको 3D डिजाईनिंग भी मिल जाती है |

Drop Cap:-

Drop Cap का उपयोग लैटर का पहला अक्षर बड़ा लिखने के लिए किया जाता है | उदाहरण के तौर पर हम समाचार पत्र या किसी किताब में लिखे अक्षरों को देखते है |

Signature Line:-

Signature Line का उपयोग हस्ताक्षर लेने के लिए किया जाता है | इसको पेज पर उस जगह लगाते है जहाँ पर आपको किसी का हस्ताक्षर लेना होता है |

Date & Time:-

Date & Time की सहायता से हम अपने पेज में तारीख व समय को सेट कर सकते है |

Object:-

Object की मदद से हम किसी अन्य प्रोग्राम्स में डायरेक्ट यहाँ से ही जा सकते है और उस फाइल में अपना कार्य करके माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में इम्पोर्ट करा सकते है |

Equation:-

Equation की मदद से हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में किसी भी प्रकार के गणितीय सवाल को लिख सकते है |

Symbol:-

Symbol की सहायता से हम अपनी वर्ड फाइल में किसी भी तरह का Symbol का प्रयोग कर सकते है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फाइल की सेटिंग और प्रिंट निकालना:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की फाइल को प्रिंट देने से पहले हम पेज के Margins को सेट कर सकते है | मार्जिन्स में अलग-अलग तरह के Margins वाले पेज मिलते है | जिसमे हम पेज की साइड को सेट करते है |

उसके बाद हम पेज को लम्बे या Square में भी प्रिंट दे सकते है इसके लिए हमें Page Layout के Orientation में से Portrait या Landscape को चुनना होता है | हम अपने पेज की लिखावट को Theme की मदद से फ़ॉर्मेटिंग भी कर सकते है | इसको बदलने के ऑप्शन आपको पेज ले-आउट के मेन्यू में मिल जायेंगे |

इतना करने के बाद हम अपनी फाइल का Print Preview भी देख सकते है, फिर अपनी फाइल को प्रिंट भी कर सकते है | फाइल को प्रिंट करने के लिए हमें फाइल बटन में प्रिंट ऑप्शन को चुनना होगा या फिर कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ P (Ctrl+P) दबाएँ | जिससे हमारी फाइल प्रिंट हो जाएगी |

Watermark:-

इससे हम अपनी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की फाइल के पेज में बैकग्राउंड पर कोई भी टैक्स्ट या नम्बर यानि वॉटरमार्क को सेट कर सकते है | इसका प्रयोग करने के लिए हमें पहले Watermark पर क्लिक करना होगा, फिर इसमें Custom Watermark पर क्लिक करते है |

क्लिक करने से एक विंडो ओपन होती है जिसमे हम Text Watermark पर क्लिक करते है उसके बाद टैक्स्ट में अपना Text लिखते है और कलर Layout, Font इत्यादि सिलेक्ट करने के बाद OK बटन दबाते है | यहाँ पर हम Text Watermark के स्थान पर कोई फोटो भी लगा सकते है,

फोटो लगाने के लिए हम Picture Watermark पर क्लिक करते है | Watermark डिलीट करने के लिए Watermark पर क्लिक करें और Remove Watermark पर क्लिक करें जिससे वॉटरमार्क पेज से रिमूव हो जाता है |

Page Color:-

पेज कलर से हम अपने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के पेज को कलर किया जा सकता है | यह ऑप्शन पेज ले-आउट के मेन्यू में होता है |

Page Borders:-

पेज बॉर्डर्स के माध्यम से हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के किसी भी पेज में बॉर्डर लगा सकते है | अगर हम बॉर्डर को डिलीट करना चाहते है तो No Border के ऑप्शन को चुनते है | जिससे की पेज का बॉर्डर डिलीट हो जायेगा |

Microsoft Word Reference Menu:- Footnote & Endnote (किसी भी शब्द का मतलब लिखिए और देखिये):-

यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का अपना एक अलग ही Feature होता है | Footnote और Endnote लगा कर किसी भी प्रकार के शब्दों का मतलब लिखने का Feature दिया होता है | Footnote और Endnote से हम अपनी वर्ड फाइल में लिखे गये किसी भी शब्दों का मतलब उसी पेज के नीचे या लास्ट में लिख सकते है |

जिससे की अगर वह फाइल किसी दूसरे के पास मेल करते है तो उस व्यक्ति को उस फाइल को देखने व पढ़ने के लिए फाइल में लिखे शब्दों का मतलब नीचे पढ़ सकता है | जब वह व्यक्ति उस फाइल में लिखे शब्दों पर माउस का एरो ले जायेगा तो उसे फाइल में लिखे शब्दों का मतलब लिखा हुआ दिख जायेगा |

Footnote & Endnote में Difference:-

Insert Footnote:-

Insert Footnote का उपयोग पेज के नीचे शब्दों का मतलब लिखने के लिए किया जाता है | यह Reference मेन्यू में Footnotes ग्रुप्स में होता है | Footnote लगाने की शॉर्टकट कीज Alt+Ctrl+F होती है |

Insert Endnote:-

Insert Endnote का उपयोग फाइल के लास्ट में शब्दों का मतलब लिखने के लिए किया जाता है | यह भी Reference मेन्यू में Footnotes ग्रुप्स में होता है | Endnote लगाने की शॉर्टकट कीज Alt+Ctrl+D होती है |

Footnote & Endnote का प्रयोग करना:-

Footnote या Endnote का उपयोग करने के लिए पहले हम फाइल के उन शब्दों या वर्ड को सिलेक्ट करते है जिनका मतलब हम लिखना चाहते है उसके बाद Footnote या Endnote पर क्लिक करते है और शब्दों का मतलब लिखते है |

Footnote या Endnote का प्रयोग करने के लिए हम कीबोर्ड से शॉर्टकट का भी यूज़ कर सकते है | मतलब लिखने के बाद माउस के एरो को उस शब्द पर ले जाते है जिससे हमें शब्द का मतलब दिखाई देता है |

What is Mail-Merge in Hindi (मेल मर्ज क्या होता है):-

Mail Merge एक प्रकार का पत्र भेजने की प्रतिक्रिया होती है इसमें हम व्यक्ति का नाम, पता, पिनकोड इत्यादि लिखकर एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के पास भेजते है | इसमें पत्र इसलिए लिखा जाता है क्योंकि इसको भेजने में बहुत ही कम समय लगता है |

इसमें पत्र लिखकर हम एक ही पत्र की कॉपी को कई व्यक्तियों को भेज सकते है | इसके लिए हमें दूसरा पत्र लिखने की आवश्यकता नहीं होती है | इसमें पहले से ही एक खाली फॉर्म बना हुआ है जिसपर उस व्यक्ति का नाम और पता दिया जाता है जिसे पत्र भेजना है |

इस फॉर्म को भरते ही आपका पत्र तैयार हो जाता है | इस फॉर्म को आप अपनी आवश्यकता अनुसार भी कस्टमाइज (Customize) कर सकते है | मान लीजिये हमें एक निमंत्रण पत्र लिखकर 1500 लोगों को देना है तो आप क्या करेंगें ? अगर हम Microsoft Word में एक-एक करके इसमें व्यक्तियों का नाम और पता लिखेंगें तो ऐसा करने पर हमारा काफी समय नस्ट हो जायेगा |

लेकिन अगर हम Mail Merge की मदद से इस पत्र को तैयार करते है तो आपका पत्र बहुत ही कम समय में ही तैयार हो जायेगा | क्योंकि Mail Merge में हमें सभी व्यक्तियों के नाम और पता लिखने के लिए एक फॉर्म पहले से ही दिया गया है |

बस इस फॉर्म पर उन सभी व्यक्तियों के नाम और पता इत्यादि अलग-अलग लिखना है जितने लोगों के पास हम अपना निमंत्रण पत्र भेजना चाहते है | सभी का नाम और पता लिखते ही हमारा निमंत्रण पत्र तैयार हो जाता है |

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Computer Basic part 15 (ADCA MS - Office - Word Processing Basic Aliments)

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विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !

वर्ड में फाइंड और रिप्लेस करना (स्टाइल्स, आल सिलेक्ट, ऑब्जेक्ट, फ़ॉर्मेटिंग,फाइंड & रिप्लेस),

वर्ड में कवर पेज बनाना, उपयोग करना, नया पेज लेना, पेज ब्रेक करना,

वर्ड में इन्सर्ट मेन्यू का उपयोग करना (इन्सर्ट टेबल, ड्रॉ टेबल, क्विक टेबल, पिक्चर, क्लिप आर्ट, शेप्स, स्मार्ट आर्ट, चार्ट बनाना),

हाइपरलिंक, बुकमार्क, बुकमार्क का इस्तेमाल करना |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फाइंड और रिप्लेस करना:-

Styles:-

स्टाइल्स में आप अलग-अलग तरह के फॉण्ट स्टाइल्स का इस्तेमाल कर सकते है | यहाँ पर Editing Group में तीन ऑप्शन्स होते है |

Select All:-

इससे आप अपने पेज के सभी टैक्स्ट को एक बार में ही पूरा सेलेक्ट कर सकते है | पूरा सेलेक्ट करने के लिए Select All पर क्लिक करें या आप अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ ए (Ctrl+A) बटन प्रेस करें |

Select Object:-

पूरे पेज के टैक्स्ट को सेलेक्ट करने के बाद सेलेक्ट ऑब्जेक्ट से एक छोटा-सा लॉक लग जाता है | अब इस लॉक को हटाने के लिए अपने पेज पर माउस से डबल क्लिक करें |

Select Text With Similar Formatting:-

इस ऑप्शन से एक जैसे फ़ॉर्मेटिंग वाले सभी लाइने या पैराग्राफ स्वतः ही सेलेक्ट हो जाते है |

Change Styles:-

इसमें से आप पुराने फॉण्ट या स्टाइल्स ले सकते है | इसमें कलर भी होता है लेकिन इसका इस्तेमाल Smart Art और Chart को बनाने में किया जाता है | इस कलर को आप टैक्स्ट पर नहीं कर सकते है |

Find & Replace करना:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में Find और Replace का ऑप्शन बहुत ही कमाल का ऑप्शन होता है | इसको इस्तेमाल करना भी काफी आसान होता है और यह बहुत ही जरूरी काम का ऑप्शन होता है |

हम सबसे पहले Find का प्रयोग कैसे किया जाता है ये जानते है, Find का उपयोग करने के लिए हम अपने वर्क पेज में एक या दो पैराग्राफ टैक्स्ट लिखते है उसके बाद उन टैक्स्ट में से आपको कौन सा Word या Letter देखना है इसके लिए हम Find पर क्लिक करते है या अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ F (Ctrl+F) बटन प्रेस करते है |

अब एक बॉक्स आएगा जिसमें आप जो Find करना चाहते है, उस Word या Letter को टाइप कर के इन्टर बटन प्रेस कर दीजिये, आपको आपका Word या Letter आपके पैराग्राफ में शो हो जायेगा |

अब Replace करने के लिए Replace बटन पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ H (Ctrl+H) बटन प्रेस करें, फिर एक बॉक्स ओपन होगा इस बॉक्स में आप वो टैक्स्ट लिखिए जो आपको Replace करना है |

यहाँ पर आपको दो ऑप्शन मिल जाते है जिसमें से एक से आप एक-एक करके Replace कर सकते है और दूसरे ऑप्शन से आप Replace All को चुन सकते है | इससे आपके पैराग्राफ में पुराने टैक्स्ट की जगह पर नया टैक्स्ट आ जायेगा |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कवर पेज बनाना:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कवर पेज यानि बुक्स या डॉयरी पर एक प्रकार का कलर पेज ऊपर दिया होता है, इसे ही कवर पेज कहते है | कवर पेज बनाने के लिए मार्किट में कई तरह के एप्लीकेशन मौजूद है लेकिन आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में भी कवर पेज बना सकते है |

कवर पेज बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पहले से ही इन्सर्ट मेन्यू में कवर पेज के नाम से ऑप्शन दिया हुआ होता है | यहाँ पर कई तरह के कवर पेज पहले से ही तैयार करके दिया गया है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में आप खुद कवर पेज का अपना एक नया पेज डिजाईन भी तैयार कर सकते है, इसके लिए आपको इन्सर्ट मेन्यू में कई सारे टूल्स और ऑप्शन्स मिल जायेगें |

कवर पेज का उपयोग करना:-

अगर आप तैयार कवर पेज का उपयोग करना चाहते है तो आप इसे इंटरनेट से डाउनलोड भी कर सकते है | माइक्रोसॉफ्ट कम्पनी ने स्वयं ही कवर पेज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए बना रखे है |

जिनको डाउनलोड करके आप उसमें कुछ भी एडिटिंग कर उस कवर पेज का उपयोग कर सकते है | यह कवर पेज डाउनलोड करने के बाद जब आप इसे ओपन करते है तो यह सीधे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में Open होगा | Open करने के बाद आप इसमें कुछ भी एडिट करके इस कवर पेज का प्रयोग कर सकते है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में नया पेज कैसे लेते है:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में नया पेज लेना बहुत ही आसान है, लेकिन कभी-कभी कुछ नए लोग नया पेज नहीं बना पाते है क्योंकि उन्हें पता नहीं होता है कि नया पेज लेने के लिए क्या करना होता है ? आज हम उन सभी नए लोगों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के उन ऑप्शन्स के बारे में विस्तार से बतायेंगें, जिनके द्वारा New Page Create किया जा सकता है |

1- जब भी आपको नए पेज की आवश्यकता पड़े तो आप इन्सर्ट मेन्यू में Blank Page पर क्लिक करके New Page ले सकते है |

2- न्यू पेज लेने के लिए आप इन्सर्ट मेन्यू में Page Break के द्वारा भी नया पेज ले सकते है |

3- नया पेज लेने के लिए आप इन्सर्ट मेन्यू में दिए गये Blank Page या Page Break के द्वारा नया पेज बना सकते है | हम नया पेज लेने के लिए शॉर्टकट का भी इस्तेमाल कर सकते है, उसके लिए कीबोर्ड से कण्ट्रोल बटन के साथ इन्टर (Ctrl+Enter) बटन दबाना होता है, जिससे नया पेज Open हो जाता है |

Page Break ऑप्शन Microsoft Word में Insert Menu में दिया गया है | इसके द्वारा आप किसी भी पेज को कहीं से भी ब्रेक कर सकते है | उदाहरण के तौर पर आपने एक पेज पर कुछ लिख रखा है और आप उसमें से जिस लाइन पर माउस क्लिक कर कर्सर रख कर जब आप Page Break पर क्लिक करेंगें तो नीचे दूसरे पेज पर लिखा हुआ आ जायेगा | लेकिन उतना ही पेज आएगा जहाँ पर एरो रख कर आपने पेज ब्रेक किया था |

Note:-

Ctrl+N से नया डाक्यूमेंट्स खुलता है यानि एक नयी विंडो | Ctrl+N से कभी भी नया पेज नहीं बनता है, नए पेज के लिए Blank Page या Page Break या फिर अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ एंटर बटन Ctrl+Enter दबाएँ |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के इन्सर्ट मेन्यू का उपयोग करना:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिफरेंट टाइप से टेबल बनाना, इन्सर्ट इमेज, शेप्स देना, स्मार्ट आर्ट और चार्ट बनाना आदि कार्यों को किया जा सकता है | सबसे पहले हम टेबल कैसे बनाई जाती है इसके बारें में जानते है | Table बनाने के लिए आप MS Word में इन्सर्ट मेन्यू में टेबल ऑप्शन का उपयोग कर सकते है | 

Insert Table:-

इन्सर्ट टेबल में आपको लिखना होता है कि आपको अपने टेबल में कॉलम और रो कितने चाहिए | टेबल के अन्दर आप कुछ भी डाटा लिख सकते है, जैसे:- स्कूल का डेटा शीट, स्लेबस इत्यादि | इसके अन्दर टेबल बनाने के कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते है जिनका प्रयोग करके आप अपनी आवश्यकता अनुसार टेबल बना सकते है |

Draw Table:-

Draw Table में एक प्रकार का पेन दिया रहता है जिसकी मदद से आप टेबल ड्रा कर पाते है | टेबल को आप कलर में भी बना सकते है | गलत होने पर आप इसे मिटा भी सकते है |

Excel Spreadsheet:-

Excel Spreadsheet में हम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के Microsoft Excel की फाइल भी तैयार कर सकते है |

Quick Tables:-

इसमें आप कैलेंडर तैयार कर सकते है | इसमें माइक्रोसॉफ्ट की तरफ से पहले से ही एक फ़ॉर्मेट तैयार कर के दिया रहता है, आपको केवल इसमें Editing करना होता है उसके बाद आप इसे प्रयोग में ला सकते है |

Picture:-

पिक्चर की मदद से कोई भी पिक्चर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के फाइल में आप अपने कंप्यूटर से लगा सकते है |

Clip Art:-

क्लिप आर्ट में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की कोई भी फाइल बनाते समय ही कुछ फोटो इसके अन्दर रख दिए गये थे, उन फोटो को आप अपनी फाइल में यूज़ कर सकते है | जब हम क्लिप आर्ट के ऑप्शन पर क्लिक करते है तो एक सर्च बॉक्स स्क्रीन पर आ जाता है, 

उसमे आप जो इमेज अपनी फाइल में लगाना चाहते हो उस इमेज या फाइल का नाम लिख देते है जिससे की उस इमेज से जुड़ी सभी प्रकार की इमेज क्लिप आर्ट के बॉक्स में आ जाती है | उसके बाद माउस के एरो को फोटो पर लेकर जाएँ और फोटो को अपनी फाइल में लगाने के लिए कॉपी करें या इन्सर्ट कर सकते है |

Shape:-

Shape का उपयोग कर हम कुछ भी अपनी फाइल में बना सकते है | जब हम कोई भी Shape माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में उपयोग करते है तब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के रिबन पर एक फ़ॉर्मेट मेन्यू बढ़ जाता है |

इस मेन्यू में Shape की पूरी फ़ॉर्मेटिंग होती है, जिनका इस्तेमाल कर आप अपने बनाये गये Shape को डिजाईन कर सकते है | जैसे:- Shape में अलग-अलग तरह के कलर कर सकते है |

Shape में आउटलाइन को भी कलर कर सकते है तथा एक बेहतरीन डिज़ाइन दे सकते है | Shape पर कलर में या सिम्पल में Shadow इफेक्ट भी दे सकते है | Shape पर 3D इफेक्ट दे सकते है | Shape को बदल कर दूसरे Shape में भी बदल सकते है |

Smart Art:-

स्मार्ट आर्ट के द्वारा आप साइंस में बने लाइफ साइकिल बना सकते है, या गणितीय सवाल तैयार कर सकते है | जैसे:- बच्चों के किताब में कुछ फल दिए होते है और उन फल की गिनती करके उसके सामने एक गोले में लिखना होता है कि कितने फल दिये हुए है ?

Chart:-

इसका उपयोग एक्सेल फाइल में चार्ट बनाने के लिए किया जाता है |

नोट:- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कोई भी फोटो या इमेज लगाने के बाद उसे अपने फाइल में सेट करने के लिए इमेज पर राईट क्लिक या फ़ॉर्मेट मेन्यू पर क्लिक करें और Text Wrapping में In Front of Text ऑप्शन को चुने |

इसे चुनने के बाद ही आप फोटो या इमेज को अपने फाइल में किसी भी जगह सेट कर पाते है | In Front of Text के अलावा यहाँ और भी कई ऑप्शन्स है जिनका उपयोग हम अपनी आवश्यकता अनुसार करते है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में हाइपरलिंक-बुकमार्क-क्रॉस और रिफरेंस का उपयोग करना:-

Hyperlink:-

हाइपरलिंक का उपयोग फाइल का लिंक लगाने के लिए किया जाता है | हाइपरलिंक का उपयोग करने का मतलब है कि आप जिस फाइल को खोलना चाहते है वह किसी दूसरी जगह है लेकिन आप यहाँ से ही उस फाइल को खोल कर देख सकते है |

हाइपरलिंक इंटरनेट पर सबसे ज्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला टूल्स है | यहाँ पर हम इसके एक छोटे से उपयोग के बारे में सीखेगें | हाइपरलिंक का इस्तेमाल करने के लिए इस पर क्लिक करे फिर अपनी वह फाइल सिलेक्ट करें जिसका लिंक आपको अपनी फाइल में लगाना है |

साथ में यह भी देखे कि वह फाइल कंप्यूटर के किस फोल्डर व किस ड्राइव में रखी हुई है उसके बाद OK बटन प्रेस करें | अब आपकी फाइल में हाइपरलिंक लिंक लग जाने के बाद आपको यह नहीं देखना पड़ेगा कि आपकी फाइल कंप्यूटर के किस फोल्डर में कहाँ पर रखी हुई है |

फाइल को दुबारा देखने के लिए कण्ट्रोल के साथ माउस की क्लिक दबाकर सीधे अपनी फाइल में जा सकते है | माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में हाइपरलिंक लगाने की शॉर्टकट कीज Ctrl+K होती है |

Bookmark:-

Bookmark का उपयोग जानने से पहले मै आपको इसको इस्तेमाल करने के फायदे बताता हूँ | जब हम किसी भी प्रकार की डायरी या ग्रन्थ पढ़ते है, तो कभी-कभी कुछ पाठ हम एक दिन में पूरा नहीं पढ़ पाते है,

लेकिन अगर हम दूसरे दिन उसी पाठ में से आगे की कहानी पढ़ना चाहते है तो हमें याद भी नहीं रहता है कि उस दिन हमने किस लाइन या पैराग्राफ से पढ़ना बंद किया था तो ऐसे में हम उस किताब में एक रबर या एक निशान लगाने के लिए एक कपड़े का लम्बा रबर उस पेज पर रख कर किताब बंद कर देते है, जिससे हमें आसानी से यह पता चल जाता है कि हमें इस पेज को पढ़ना है |

लेकिन अगर आप इसका इस्तेमाल कंप्यूटर में भी करना चाहते है तो क्या कंप्यूटर में भी ऐसे निशान को लगा सकते है ? हाँ बिलकुल कर सकते है परन्तु कंप्यूटर में इसका नाम और इस्तेमाल करने का तरीका थोड़ा अलग तरह का होता है |

Bookmark का इस्तेमाल:-

बुकमार्क का इस्तेमाल करने के लिए पहले माउस के कर्सर को उस लाइन या पैराग्राफ पर ले जा कर वहाँ पर क्लिक करते है जहाँ से आपने पैराग्राफ को पढ़ना बंद किया था या जहाँ से आपको निशान लगाना है |

उसके बाद बुकमार्क पर क्लिक करें और यहाँ पर कोई भी नाम देकर Add कर दीजिये | अब बुकमार्क देखने के लिए अपनी फाइल कभी-भी ओपन करें और बुकमार्क पर क्लिक करें फिर यहाँ पर उस नाम पर क्लिक करें जिसे आपने Add किया था और Go To पर क्लिक करें |

ऐसा करने पर आपको यह पता चल जायेगा कि आपने कहाँ पर ऐरो को छोड़ा था, अगर आप किसी कारण से बुकमार्क में Add किया हुआ नाम को डिलीट करना चाहे तो नाम को सिलेक्ट करें और Delete पर क्लिक करें जिससे बुकमार्क डिलीट हो जायेगा |

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Computer Basic part 14 (ADCA MS - Office - Word Processing Basic Aliments)

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विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !

होम टैब में फॉण्ट ग्रुप का उपयोग (फॉण्ट, स्टाइल, फॉण्ट साइज़, बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, Strikethrough, सुपर सबस्क्रिप्ट, सबस्क्रिप्ट,

चेंज केस (Sentence केस, लोअर केस, अपरकेस, कैपिटलाइज़ Each Word, टॉगल केस),

टैक्स्ट हाईलाइट कलर (फॉण्ट कलर, क्लियर फ़ॉर्मेटिंग)),

होम टैब में पैराग्राफ ग्रुप का उपयोग (बुलेट्स, नंबरिंग, Decrease इंडेंट, Increase इंडेंट, सॉर्ट, शो/हाईड,

एलाइनमेंट (लेफ्ट एलाइनमेंट, सेंटर एलाइनमेंट, राईट एलाइनमेंट, जस्टिफाई),

लाइन स्पेसिंग, शेडिंग, बॉर्डर्स) |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के होम टैब में फॉण्ट ग्रुप का उपयोग:-

फॉण्ट ग्रुप:-

फॉण्ट ग्रुप के अन्दर आपको टेक्स्ट पर किये जाने वाले सभी तरह के फ़ॉर्मेटिंग मिल जाती है | इसकी मदद से आप अपने टेक्स्ट को अलग-अलग तरह से डिजाईन कर सकते है | जैसे:- फॉण्ट स्टाईल, बोल्ड, इटैलिक आदि |

Font Style:-

फॉण्ट स्टाइल की मदद से आप अपनी फाइल में लिखे टेक्स्ट को अलग-अलग तरह से डिज़ाइन दे सकते है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift+F होती है |

Font Size:-

इसकी मदद से आप टेक्स्ट या नंबर की साइज़ को छोटा या बड़ा कर सकते है | इसकी शार्टकट कीज Ctrl+Shift+P होती है या फिर आप अपने कीबोर्ड में (Open Curly Bracket or Curly Braces) Ctrl+}, Ctrl+] या Ctrl+{, Ctrl+[ प्रेस करें, जिससे भी फॉण्ट का साइज़ छोटा या बड़ा हो जायेगा |

B- Bold:-

बोल्ड यानि टेक्स्ट या नंबर को मोटा करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है, इसकी मदद से आप टेक्स्ट को मोटा करके टाइप कर सकते है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+B होती है |

I- Italic:-

इटैलिक से टेक्स्ट को तिरछा करके लिखा जा सकता है | इससे आप टेक्स्ट या नंबर को तिरछा करके अपने डॉक्यूमेंट को आकर्षक बना सकते है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+I होती है |

U- Underline:-

अंडरलाइन से टेक्स्ट के नीचे हम अंडरलाइन लगा सकते है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+U होती है | माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में 16 प्रकार की अंडरलाइन होती है, इसके साथ ही अगर आप Color Underline का प्रयोग करना चाहते है तो अंडरलाइन को कलर भी कर सकते है |

abc- Strikethrough:-

Strikethrough का इस्तेमाल कट करने के लिए किया जाता है, जैसे आप किसी टेक्स्ट, लाइन या पैराग्राफ को उसके ऊपर से कट लाइन लगाना चाहते है तो हम Strikethrough का उपयोग करते है, इससे यह पता चलता है की यह गलत लिखा है |

X²- Super Subscript:-

इस ऑप्शन का उपयोग टेक्स्ट या नंबर को ऊपर रखने या ऊपर लिखने के लिए किया जाता है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift++ होती है |

X₂- Subscript:-

इस ऑप्शन का प्रयोग टेक्स्ट या नंबर को नीचे रखने या नीचे लिखने के लिए किया जाता है | इसकी शॉर्टकट कीज Ctrl+= होती है |

Change Case:-

चेंज केस का उपयोग टेक्स्ट पर किया जाता है, यह 5 प्रकार के होते है |

1- Sentence Case:-

Sentence Case का प्रयोग लाइन या पैराग्राफ का पहला अक्षर कैपिटल व बाकी अक्षरों को छोटा करने के लिए किया जाता है | इसकी शॉर्टकट कीज Shift+F3 होती है |

2- Lower Case:-

Lower Case का उपयोग लाइन या पैराग्राफ के सारे अक्षरों को छोटा करने के लिए किया जाता है | इसकी भी शॉर्टकट कीज Shift+F3 होती है |

3- Upper Case:-

Upper Case का प्रयोग लाइन या पैराग्राफ के सभी अक्षरों को कैपिटल करने के लिए किया जाता है | इसकी भी शॉर्टकट कीज Shift+F3 होती है |

4- Capitalize Each Word:-

Capitalize Each Word का उपयोग लाइन या पैराग्राफ के प्रत्येक शब्दों के पहले अक्षरों को कैपिटल तथा बाद के अक्षरों को छोटा करने के लिए किया जाता है | इसकी भी शार्टकट कीज Shift+F3 होती है |

5- Toggle Case:-

Toggle Case का प्रयोग लाइन या पैराग्राफ के प्रत्येक शब्दों के पहले अक्षरों को छोटा व बाकी के अक्षरों को कैपिटल में लिखने के लिए किया जाता है | इसकी भी शॉर्टकट कीज Shift+F3 होती है |

Text Highlight Color:-

इसका प्रयोग हम लाइन या पैराग्राफ पर कलर करने के लिए किया जाता है |

Font Color:-

टेक्स्ट या नंबर को कलर करने के लिए फॉण्ट कलर का उपयोग कर सकते है |

Clear Formatting:-

इसका उपयोग टेक्स्ट या नंबर पर से सभी तरह फॉर्मेटिंग को हटाने के लिए किया जाता है | क्लियर फ़ॉर्मेटिंग की शॉर्टकट कीज Ctrl+Space Bar होती है |

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के होम टैब में पैराग्राफ ग्रुप का उपयोग:-

Paragraph Group:-

पैराग्राफ ग्रुप में टेक्स्ट लाइन या पैराग्राफ और नंबर को फ़ॉर्मेटिंग करने के सभी लेआउट उपलब्ध है |

Bullets:-

अगर आप बुल्लेट्स लगाकर कोई भी पैराग्राफ या लाइन टाइपिंग करना चाहते है तो आप बुल्लेट्स का ऑप्शन चुन सकते है | आप हर एक लाइन या पैराग्राफ में अलग-अलग बुल्लेट्स लगा सकते है |

Numbering:-

अगर आप बुल्लेट्स के अलावा Number लगा कर लिखना चाहते है तो Number का उपयोग कर सकते है, और अगर आपको अलग-अलग तरह के पॉइंट लिखना है, तो आप Multilevel List का उपयोग कर सकते है | इसमें आप नम्बरिंग में, अल्फाबेट और रोमन अंक में भी लिख सकते है |

Decrease Indent:-

इसका उपयोग आप अपने पैराग्राफ या लाइन को Left Side में खिसका सकते है |

Increase Indent:-

इसका प्रयोग आप अपने पैराग्राफ या लाइन को Right Side में खिसका सकते है |

Sort:-

सॉर्ट का उपयोग करके आप किसी भी लाइन, पैराग्राफ या किसी भी नाम को Ascending या Descending कर सकते है |

Show/Hide:-

शो और हाईड का उपयोग पैराग्राफ देखने के लिए किया जाता है | जब इस क्लिक करते है तो यह आपको दिखाएगा कि आपकी फाइल में पैराग्राफ कहाँ पर समाप्त हो रहा है |

Alignment:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एलाइनमेंट मुख्यतः चार प्रकार के होते है | एलाइनमेंट का उपयोग डॉक्यूमेंट में लिखने के लिए किया जाता है | एलाइनमेंट हमें यह दर्शाता है कि हम फाइल में काम करेंगें तो वह किस साइड से आरम्भ होगा |

1- Left Alignment (Ctrl+L):-

लेफ्ट एलाइनमेंट का उपयोग लेफ्ट साइड से लिखने के लिए किया जाता है | लेफ्ट एलाइनमेंट का प्रयोग करने के लिए इस पर माउस से क्लिक करें या कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ एल (Ctrl+L) बटन प्रेस करें |

2- Center Alignment (Ctrl+E):-

सेंटर एलाइनमेंट का उपयोग सेंटर साइड से लिखने के लिए किया जाता है | सेंटर एलाइनमेंट का उपयोग करने के इस पर माउस से क्लिक करें या कीबोर्ड से सीधे कण्ट्रोल के साथ ई (Ctrl+E) बटन प्रेस करें |

3- Right Alignment (Ctrl+R):-

राईट एलाइनमेंट का उपयोग राईट साइड से लिखने के लिए किया जाता है | राईट एलाइनमेंट का प्रयोग करने के लिए इस पर माउस से क्लिक करें या सीधे कण्ट्रोल के साथ आर (Ctrl+R) बटन प्रेस करें |

4- Justify Alignment (Ctrl+J):-

जस्टिफाई यह एलाइनमेंट सबसे अलग होता है, जब आप कोई पैराग्राफ को ध्यान से फाइल में देखते है तो उसमें कुछ लाइन इधर-उधर नज़र आती है यानि आगे-पीछे होती है | इन्हें बराबर एक कतार में करने के लिए जस्टिफाई एलाइनमेंट का उपयोग किया जाता है |

जस्टिफाई करने के लिए पैराग्राफ को सेलेक्ट करें और जस्टिफाई पर क्लिक करें या फिर अपने कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ जे (Ctrl+J) बटन प्रेस करें |

Line Spacing:-

इसका उपयोग कर आप अपने पैराग्राफ के बीच स्पेस दे सकते है | वैसे तो नार्मल लाइन Spacing 1.15 होती है और यह अपने आप सेट होती है |

लेकिन अगर आप लाइन Spacing को बढ़ाना या घटाना चाहते है तो आप यहाँ से चुन सकते है और इसके लिए आप कीबोर्ड से कण्ट्रोल के साथ ऊपर के नंबर में से 2 या 5 (Ctrl+2,5) दबा कर भी डॉयरेक्ट बढ़ा या घटा सकते है |

Shading:-

शेडिंग यानि कलर करना अगर आप किसी लाइन या पैराग्राफ पर शेडिंग कलर करना चाहते है, तो आप शेडिंग का उपयोग कर सकते है |

Border's:-

बॉर्डर्स का उपयोग हम पैराग्राफ या लाइन को बॉर्डर में करने के लिए कर सकते है | इस ऑप्शन में हमें कई प्रकार के बॉर्डर्स मिल जाते है |

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Computer Basic part 13 (ADCA MS - Office - Word Processing Basic Aliments)

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विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (एम् एस वर्ड का परिचय, एम् एस वर्ड के फीचर्स,

एम् एस वर्ड को स्टार्ट करना (टाइटल बार,

रिबन (टैब्स, ग्रुप्स, कमांड्स, टूल्स),

फाइल बटन, टूलबार, स्टेट्स बार, स्लाइडर, व्यू बटन),

एम् एस वर्ड के Menu (File (New, Open, Save, Save As, Tools, Close, Information, Product Activation, Permission, Recent, Print, Copies, Printer, Settings)),

एम् एस वर्ड के होम टैब में क्लिप बोर्ड ग्रुप (फॉर्मेट पेंटर, कट, कॉपी, पेस्ट स्पेशल,पेस्ट)|

Microsoft Office:-

यह एक आफिसियल सॉफ्टवेयर (Official Software) है | यह कई Application Software का संग्रह है | जो Office की सभी जरूरतों को पूरा करता है | इसको अमेरिका की कम्पनी Microsoft ने विकसित किया, इस कम्पनी के अध्यक्ष दुनिया के सबसे अमीर व्यक्ति Bill Gates है |

MS Office का पूरा नाम Microsoft Office है | इस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अन्दर पाये जाने वाले सॉफ्टवेयर Word, Excel, Power Point, Outlook and Access है | जो ऑफिस की सभी जरूरतों को पूरा करते है |

Microsoft Word:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऍम एस ऑफिस का ही एक सॉफ्टवेयर है | जिसको Microsoft Company द्वारा बनाया गया था | यह Software विश्व में सबसे अधिक प्रयोग में आने वाला सॉफ्टवेयर है |

इसे MS Word भी कहा जाता है | माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का प्रयोग Letter Writing, Resume, Mail Merge आदि कार्यों के लिए किया जाता है इसलिए Microsoft Word को Word Processing के नाम से भी जाना जाता है |

शब्द लिखना, वाक्य बनाना, पैराग्राफ बनाना, पृष्ठ तैयार करना इस प्रकार की सभी प्रक्रियाओं के द्वारा अपनी बात को सुनियोजित ढंग से प्रस्तुत करना Word Processing कहलाता है |

अपने हाथ से पेंसिल या पेन की सहायता से की गई प्रक्रिया मानवीय शब्द प्रक्रिया कहलाती है, परन्तु जब यही कार्य कंप्यूटर की सहायता से किया जाता है तब यह इलेक्ट्रानिक वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है |

Features Of MS Word:-

1- Page Formatting.

2- Editing Of Text.

3- Spelling and Grammar Check.

4- Use Of Thesaurus.

5- Page Numbering.

6- Column.

7- Mail Merge.

8- Create a Table.

9- Auto Text.

10- Auto Correct.

11- Header & Footer.

12- Find & Replace.

13- Styles & Formatting.

14- Insert Bullets.

Getting Started:-

MS Word 2007-2010-2013-2016-2019 को स्टार्ट करने के लिए MSWord 2007-2010-2013-2016-2019 के डेस्कटॉप आइकन पर क्लिक करें या स्टार्ट आल प्रोग्राम्स माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में जाएँ |

Windows of MS Word 2007-2010-2013-2016-2019 Looks Like Office Element:-

1- Title Bar:-

यह ऍम ऍस वर्ड की विंडो में सबसे ऊपर की ओर स्थित होता है | यह जिस डाक्यूमेंट्स में हम वर्तमान में कार्य कर रहे होते है उसका नाम डिस्प्ले करता है |

टाइटल बार के दाई ओर Minimize, Maximize, Restore Down और Close के बटन होते है | इसके बायीं साइड में एक Quick Access टूल बार होता है |

2- Ribbon:-

रिबन MS Word के पहले के वर्जन के मेनू और टूलबार की जगह में आया है | इसमें विशिष्ट टास्क से सम्बंधित कमांड्स को ब्राउज़ करने के लिए टैब होते है | इसके आगे यह टैब ग्रुप में डिवाइड होते है |

हम इस रिबन को हाईड भी कर सकते है, इसके लिए इस रिबन पर कहीं भी राईट क्लिक कर Minimize The Ribbon Button पर राइट क्लिक करें या फिर राइट साइड के Minimize The Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें |

रिबन को हाईड करने पर आपको काम करने के लिए अधिक स्पेस मिलती है | रिबन को फिर से अनहाईड करने के लिए Expand The Ribbon (Ctrl+F1) बटन पर क्लिक करें |

Ribbon Contains Three Main Parts:-

i) Tabs:-

यह टास्क ओरिएंटेड होते है और रिबन के टॉप पर स्थित होते है | उदाहरण के लिए Home, Insert, Page Layout आदि |

ii) Groups:-

प्रत्येक टैब आगे सब टास्क में डिवाइड किया गया है | उदाहरण के लिए, Home टैब को Clipboard, Font, Paragraph, Styles और Editing ग्रुप में बांटा गया है |

हर ग्रुप के राइट साइड में एक छोटा ऐरो होता है, जिसे Dialog Box Launcher कहा जाता है | इस पर क्लिक करने पर अतिरिक्त ऑप्शन उपलब्ध होते है |

iii) Command Buttons:-

यह बटन्स प्रत्येक ग्रुप के रिलेटिव होते है | उदाहरण के लिए, Font Group में Bold, Italic, Underline आदि कमांड्स बटन्स शामिल होते है |

(Tabs That Appear Only When You Need Them) ऊपर दिए गये टैब्स के अलावा, यहाँ टैब्स के अन्य प्रकार भी है लेकिन वे जब आप उनसे सम्बंधित टास्क कर रहे होते है तभी दिखाई देते है |

iv) Contextual Tools:-

जब आप किसी ऑब्जेक्ट पर काम कर रहे होते है और जब आप उस ऑब्जेक्ट को सिलेक्ट करते है, तब यह टैब आपको दिखाई देगा |

उदाहरण:- वर्ड में एक इमेज इन्सर्ट करें | जब आप इमेज को सिलेक्ट करेंगे, तब आप Format Tab को रिबन के राइट साइड में देख सकते है |

3- File Button:-

यह बटन वर्ड विंडो के ऊपर लेफ्ट कॉर्नर में होता है | इस बटन पर New, Open, Save, Save As, Print और Close जैसे कमांड के बटन होते है |

4- Quick Access Toolbar:-

ऑफिस बटन के राइट में Quick Access Toolbar होता है, जिसमें हमेशा इस्तेमाल होने वाले आइटम के बटन होते है | उदाहरण:- Save और Undo या Redo बटन | इस टूलबार में और बटन्स को एड करने के लिए इसके राइट साइड के छोटे ऐरो पर क्लिक करें |

5- The Status Bar:-

स्टेटस बार विंडो के नीचे स्थित होता है और इसमें वर्तमान Page Number, Section, Documents में कुल शब्दों की संख्या आदि डिस्प्ले होता है | इस बार पर राइट क्लिक कर आप और भी ऑप्शन सिलेक्ट कर सकते है |

6- Zoom Slider:-

विंडो के राइट कॉर्नर में स्टेटस बार पर यह Zoom Slider होता है | डॉक्यूमेंट को अलग-अलग जूम के परसेंटेज देखने के लिए प्लस या माइनस बटन पर क्लिक करें |

7- Document View Buttons:-

Zoom Slider के लेफ्ट साइड में Document View बटन्स होते है | अपने डॉक्यूमेंट को Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline या Draft में देखने के लिए आप इनमें से किसी एक पर क्लिक कर सकते है |

Menu In MS Word All:-

1- File:-

File Menu में निम्नलिखित कमांड होते है |

i) New (Ctrl+N):-

इस कमांड का उपयोग ऍम ऍस वर्ड में नए पेज को खोलने के लिए या ब्लैंक डॉक्यूमेंट क्रिएट करने के लिए किया जाता है | इसके साथ ही यहाँ कई टेम्पलेट भी होते है |

ii) Open (Ctrl+O):-

इस कमांड का उपयोग ऍम ऍस वर्ड में यूजर द्वारा सेव की गयी फाइल को ओपन करने के लिए किया जाता है | जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब एक डॉयलॉग बॉक्स ओपन होता है, जिसमें आपको अपने फाइल का पाथ देता है | फिर Open बटन पर क्लिक करना होता है |

iii) Save (Ctrl+S):-

इस कमांड को डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए किया जाता है | जब आप इस कमांड पर क्लिक करते है, तब नीचे का एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है | File Name:- यहाँ आप फाइल के लिए नाम दे सकते है |

iv) Save As (F12):-

यहाँ फाइल फॉर्मेट की एक लिस्ट होती है जिसमें वह फाइल सेव होती है | जो डिफाल्ट रूप से यहाँ Word Document फॉर्मेट सिलेक्ट होता है जिसमें यह डॉक्यूमेंट वर्ड के अलग फॉर्मेट मे सेव किया जाता है |

यदि आप पहले से क्रिएट फाइल को दूसरे किसी अन्य नाम से या दूसरे फॉर्मेट में भी सेव करना चाहते है, तो Save As कमांड का उपयोग कर सकते है |

अगर आप पुराने वर्जन में सेव करना चाहते है. तो Word डॉक्यूमेंट फॉर्मेट को सिलेक्ट करें | यदि आप इस फाइल को पीडीऍफ़ फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो PDF सिलेक्ट करें | यदि आप इस फाइल को वेब पेज फॉर्मेट में सेव करना चाहते है, तो Web Page सिलेक्ट करें |

v) Tools:- 

यह बटन Save के लेफ्ट साइड में होता है | इसमें डॉक्यूमेंट सेव करने के लिए अतिरिक्त ऑप्शन होते है | यहाँ आप अपने डॉक्यूमेंट को प्रोटेक्ट करने के लिए पासवर्ड सेट कर सकते है |

vi) Close:-

बिना MS Word क्लोज किये ओपन फाइल को क्लोज करने के लिए इस कमांड का उपयोग करते है |

vii) Information:-

इसमें करंट डॉक्यूमेंट से सम्बंधित निम्न जानकारी होती है |

a) Product Activation:-

इसमें MS Office के लाइसेंस की पूरी जानकारी होती है |

b) Permission:-

दूसरे यूजर्स से अपने फाइल को प्रोटेक्ट करने के लिए यहाँ आप एक पासवर्ड सेट कर सकते है | लेकिन याद रहे की अगर आप यह पासवर्ड भूल गये तो इस पासवर्ड को पुनः प्राप्त नहीं कर सकते है | 

viii) Recent:-

यहाँ पिछली बार ओपन किये डॉक्यूमेंट फाइलों की एक लिस्ट होती है, जिनपर क्लिक करने से आप तुरंत पिछली फाइल ओपन कर सकते है |

ix) Print (Ctrl+P):-

डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है, इसमें निम्नलिखित ऑप्शन होते है |

a) Print:-

इस बटन पर क्लिक करके फाइल को प्रिंट करने के लिए भेज दिया जाता है |

b) Copies:-

यहाँ से आप इस डॉक्यूमेंट की कितनी कॉपीज़ प्रिंट करनी है यह तय किया जाता है |

c) Printer:-

यहाँ आपके पीसी पर इनस्टॉल प्रिंटर की लिस्ट होती है, जिसमें से आपको प्रिंटर सिलेक्ट करना होता है |

d) Settings:-

यहाँ इस फाइल के कौन से पेजेस को प्रिंट करना है, यह तय करते है |

x) माइक्रोसॉफ्ट के Home Tab में क्लिपबोर्ड ग्रुप:-

होम टैब के अन्दर सबसे पहले Clipboard ग्रुप को जानते है, क्लिपबोर्ड ग्रुप में कई अलग-अलग टूल्स होते है, सबसे पहले Format Painter, इसकी मदद से आप किसी भी टेक्स्ट की फ़ॉर्मेटिंग को कॉपी करके किसी दूसरे टेक्स्ट या पैराग्राफ पर अप्लाई कर सकते है |

फ़ॉर्मेट कॉपी करने की शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift+C होती है, इससे आप फ़ॉर्मेट कॉपी कर सकते है और फॉर्मेट पेस्ट करने के लिए Ctrl+Shift+V करना होता है |

Clipboard के अन्दर Copy Tool, इसकी मदद से आप अपना डाटा या मेटर कॉपी कर सकते है, किसी भी मेटर को कॉपी करने के लिए उसको सिलेक्ट करें फिर कॉपी करें |

कॉपी करने के लिए आप कीबोर्ड से सीधे Ctrl+C दबा सकते है, और पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे Ctrl+V दबा सकते है |

Clipboard के अन्दर Cut Tool, इसकी मदद से किसी भी टेक्स्ट या इमेज को सिलेक्ट करके कट किया जा सकता है, या आप अपने कीबोर्ड से Ctrl+X दबाने से टेक्स्ट या इमेज कट हो जायेगा और फिर इसे पेस्ट करने के लिए पेस्ट टूल्स पर क्लिक करें या अपने कीबोर्ड से सीधे Ctrl+V दबाने से भी पेस्ट हो जायेगा |

Clipboard के अन्दर Paste Special का ऑप्शन Paste के अन्दर होता है | पेस्ट स्पेशल का उपयोग किसी स्पेशल तरह से टेक्स्ट पेस्ट करने के लिए करते है | पेस्ट स्पेशल का उपयोग करने के लिए पहले किसी पैराग्राफ को कॉपी करें फिर पेस्ट स्पेशल करें |

ध्यान रखें जब भी आप टेक्स्ट कॉपी या कट करते है तो वह क्लिपबोर्ड में आ जाता है, और क्लिपबोर्ड में ज्यादा से ज्यादा 24 अक्षर को ही रखा जा सकता है | इसीलिए सभी टेक्स्ट क्लिपबोर्ड में सेव नहीं होते है |

क्लिपबोर्ड को आप खाली भी रख सकते है | इसके लिए आप को उसमें के टेक्स्ट डिलीट करने होगें | क्लिपबोर्ड खोलने के लिए क्लिपबोर्ड बटन पर क्लिक करें |

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