विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !
वर्ड में मेल-मर्ज बनाना,
वर्ड के रिव्यु मेन्यू में फंक्शन का उपयोग करना (Check Spelling, Thesaurus, Word Count, New Comment, Track Change),
वर्ड की फाइल में लॉक लगाना,
कंप्यूटर हार्डवेयर के बेसिक अटैचमेंटस (PATA, SATA, SCSI).
How to Create Mail Merge Document Using Word in Hindi (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के द्वारा मेल मर्ज बनाना):-
Mail Merge के द्वारा पत्र तैयार करने के लिए इस प्रकार से सबसे पहले नाम और पता लिखा जाता है :-
सेवा में,
नाम...............................
पता................................
पिनकोड........................
महोदय,
अवगत करना है कि दिनाँक ....../...../.......... को मेरे मित्र का जन्मदिन है और इस शुभ अवसर पर आपको आमंत्रित किया गया है इस जन्मदिन के अवसर पर आपको आ-कर आशीर्वाद देना है इत्यादि ..........|
1- यह सब लिखने के बाद आपको Mailings मेन्यू पर क्लिक करना है और फिर यहाँ पर Start Mail Merge पर क्लिक करना है उसके बाद इसमें Step by Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करना है |
2- इस पर क्लिक करने से राईट साइड में एक विंडो खुल जायेगा जिसमे नीचे की ओर Starting Document पर क्लिक करना है उसके बाद नीचे ही Select Recipients पर क्लिक करना है |
3- अब ऊपर की ओर Type a New List पर क्लिक करना है उसके बाद Create पर या नीचे की ओर Write Your Letter पर क्लिक करना है |
4- अब स्क्रीन पर एक पॉपअप विंडो खुल जायेगा इसमें हमको नीचे की ओर Customize Column पर क्लिक करना है उसके बाद फिर से एक नई पॉपअप विंडो खुल जाएगी |
5- नई विंडो खुलने के बाद इसमें की सभी चीजों को पहले एक-एक करके डिलीट करना है, सबसे पहले एक आइटम को सिलेक्ट करके डिलीट कर दीजिये | फिर डिलीट करने के लिए कीबोर्ड से D बटन दबायें उसके बाद Y बटन प्रेस करें, जिससे की एक-एक करके सभी चीजों को बारी-बारी से डिलीट किया जा सके |
6- सभी चीजों को डिलीट करने के बाद ADD के ऑप्शन पर क्लिक करते है फिर इसमें वह ऑप्शन ADD करते है जिसमे हमने पत्र लिखा हुआ होता है | उदाहरण के तौर पर जैसे:- नाम, पता, पिनकोड (पहले नाम लिखते है उसके बाद OK पर क्लिक करते है) | इसी तरह सभी को ADD कर लेते है |
7- ADD करने के बाद OK बटन पर क्लिक कर दीजिये |
8- अब हमारी स्क्रीन पर एक फॉर्म खुल जाता है जिसमे हम उन व्यक्तियों का पता लिखते है जिनको हमें पत्र भेजना होता है | एक Column से दूसरे Column में जाने के लिए कीबोर्ड से Tab बटन को दबाते है |
9- अब OK बटन पर क्लिक करते है और इस फाइल को कंप्यूटर के किसी फोल्डर के अन्दर सेव कर लेते है |
10- अब हम अपने पत्र को Open करते है और उसमे Mailings के मेन्यू पर क्लिक करते है, फिर हम Insert Merge Field पर क्लिक करते है और यहाँ पर नाम के सामने नाम, पता के सामने पता और पिनकोड के सामने पिनकोड को लिख देते है और इतना लिखने से पहले एक छोटा सा (-) का निशान भी लगाना होता है |
11- इसके बाद Mailings मेन्यू में ही राइट साइड में Finish & Merge पर क्लिक करते है और सबसे पहले वाले ऑप्शन यानि Edit Individual Document पर क्लिक करके OK बटन दबाते है इससे हमारा पत्र तैयार हो जाता है और फिर इसे कंप्यूटर के किसी Folder में Save कर लेते है |
MS Word Review Menu in Hindi (वर्ड में रिव्यु मेन्यू के कुछ फंक्शन के उपयोग):-
Check Spelling & Grammar:-
अगर आपकी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की टैक्स्ट फाइल में Spelling Mistake है तो आपको यह Spelling भी Suggested करवाएगा | इसकी शॉर्टकट कीज F7 है |
Thesaurus:-
Thesaurus की मदद से हम वर्ड की फाइल में किसी भी वर्ड का Same मतलब पता कर सकते है | यानि उस शब्द का पर्यायवाची शब्द | अगर हमें उस पर्यायवाची शब्द की आवश्यकता है तो हम उस शब्द को कॉपी या इन्सर्ट करके अपनी फाइल में भी लगा सकते है |
इसे उपयोग करने के लिए इस पर क्लिक करें और उसके बाद राइट साइड में एक विंडो ओपन होती है उसके सर्च बार में अपना वर्ड लिख कर उसका पर्यायवाची शब्द देख सकते है |
Word Count:-
Word count की मदद से हम अपनी फाइल के अन्दर यह पता कर सकते है कि कितने शब्द हमने अपनी फाइल में टाइप किया है या इसके अन्दर कितने पैराग्राफ, लाइन इत्यादि सभी की डिटेल दिखाई देती है | वर्ड काउंट की शॉर्टकट कीज Ctrl+Shift+G है |
New Comment:-
New Comment की सहायता से हम किसी भी वर्ड या नाम पर कमेंट लिख सकते है और कमेंट को आप किस प्रकार और कैसे देखना चाहते है उसकी सेटिंग Balloons के ऑप्शन में जाकर कर सकते है और अगर आप कमेंट को डिलीट करना चाहते है तो आप कमेंट के ऑप्शन में जाकर उस कमेंट को डिलीट भी कर सकते है |
Track Change:-
जब हम वर्ड में कोई भी फाइल बनाते समय कंप्यूटर से अलग जाएँ तो वापसी में इस Track Change पर क्लिक कर दें जिससे यदि कोई आपकी फाइल में कुछ भी लिख देता है तो वह लाल कलर में हो जाता है | जिससे आपको यह पता चल जायेगा कि आपकी फाइल में किसी ने कुछ लिखा तो नही है और अगर लिखा है तो आप इसे आसानी से डिलीट कर सकते है |
अगर आप उन वर्ड्स को डिलीट करना चाहते है तो Reject में जा कर Reject All Changes in Document पर क्लिक करें | लेकिन अगर आप इस लिखे हुए वर्ड्स को अपनी फाइल में रखना चाहते है तो Accept में जाकर Accept All Changes in Document पर क्लिक कर सकते है |
Use Track Change Lock in MS Word File (एम०एस०वर्ड फाइल में Track Change लॉक पासवर्ड लगाना):-
Track Change काम कैसे करता है ? Track Change द्वारा हम दो तरह से लॉक को लगा सकते है, एक तो बेसिक और सिंपल लॉक होता है | दूसरा लॉक पासवर्ड वाला होता है जिसके अन्दर आपको अपना पासवर्ड लिखना होता है तभी वह लॉक कार्य करता है |
1- Track Change द्वारा पासवर्ड वाला लॉक अपनी फाइल में लगाने के लिए सबसे पहले Review Menu में राईट साइड में Protect Document पर क्लिक करते है और फिर Restrict Formatting and Editing पर क्लिक करें जिससे एक राईट साइड में विंडो ओपन होगी |
2- इस विंडो में हमें Allow Only This Type of Editing in The Document पर टिक करें और इसी के नीचे के ऑप्शन में Track Change को सिलेक्ट करें |
3- अब इसी विंडो में नीचे की ओर Yes, Start Enforcing Protection पर क्लिक करें और यहाँ अपना पासवर्ड डालें और Confirm पासवर्ड देकर OK पर क्लिक कर दीजियें |
4- अब आपकी फाइल में लॉक लग चुका है और अब अगर कोई भी आपकी फाइल में कुछ भी लिखता है तो वह लाल रंग में आएगा | इसे हटाने या अपनी फाइल में रखने के लिए आपको पहले अपनी फाइल के लॉक को अनलॉक करना होगा | तभी वह टैक्स्ट आपकी फाइल में सेव हो पायेगा | Lock को उसी तरह हटाना होगा जैसे आपने लॉक को लगाया था |
Track Change में जा कर आप एक्स्ट्रा लिखे हुए टैक्स्ट को डिलीट करना चाहते है तो Reject में जा कर Reject All Changes in Document पर क्लिक करें लेकिन यदि आप लिखे हुए टैक्स्ट को अपनी फाइल में रखना चाहते है तो Accept में जाकर Accept All Changes in Document पर क्लिक करें |
Track Change द्वारा पासवर्ड वाला लॉक अपनी फाइल से हटाने के लिए सबसे पहले Review Menu में राईट साइड में Protect Document पर क्लिक करें और Restrict Formatting And Editing पर क्लिक करें फिर राईट साइड में एक विंडो ओपन होगी |
अब इसी विंडो में नीचे की ओर Stop Protection पर क्लिक करें और फाइल में अपना पासवर्ड डालें और OK पर क्लिक कर दीजिये | जिससे Track Change वाला पासवर्ड स्वतः ही हट जायेगा |
कंप्यूटर हार्डवेयर के कुछ बेसिक अटैचमेंट्स:-
PATA:-
PATA का पूरा नाम Parallel Advanced Technology Attachment है | यह हार्डडिस्क का प्रथम प्रकार है | PATA Drive ने कंप्यूटरों से जुड़ने के लिए समानांतर ATA (Advance Technology Attachment) इंटरफ़ेस मानक का उपयोग किया |
PATA Drive को हम IDE (Integrated Drive Electronics) और EIDE (Enhanced Integrated Drive Electronics) के रूप में रेफर करते है | PATA Drive को Western Digital बैंक द्वारा सन् 1986 ई० में पेश किया गया था |
PATA Drive में डाटा ट्रान्सफर की दर 133MB/second तक होती है | Western Digital Bank ने कंप्यूटर को Hard Drive एवं अन्य डिवाइस को जोड़ने के लिए एक सामान्य ड्राइव इंटरफ़ेस की तकनीक प्रदान की है |
SATA:-
SATA का पूरा नाम Serial Advanced Technology Attachment है | इन हार्ड ड्राइव ने डेस्कटॉप और लैपटॉप कंप्यूटर में PATA ड्राइव को बदल दिया है | SATA और PATA के बीच मुख्य भौतिक अंतर इंटरफ़ेस का है |
यह ड्राइव सीरियल सिग्नलिंग तकनीक का उपयोग करके डेटा को PATA ड्राइव की तुलना में अधिक तेजी से डाटा को स्थानांतरित कर सकता है | SATA Cable पतली और PATA Cable की तुलना में अधिक लचीली होती है |
यह कम बिजली की खपत करते है | SATA ड्राइव को केवल 250mV की आवश्यकता होती है | जबकि PATA के लिए 5V की जरुरत होती है |
SCSI:-
ये काफी हद तक IDE (Integrated Drive Electronics) के समान होते है, लेकिन कंप्यूटर से कनेक्ट करने के लिए यह छोटे कंप्यूटर सिस्टम इंटरफ़ेस का उपयोग करते है | SCSI ड्राइव को आंतरिक या बाहरी रूप से जोड़ा जा सकता है | SCSI में कनेक्टेड डिवाइसेस को अंत में Remove कर दिया जाना चाहिए | SSD का पूरा नाम Solid State Drive है |
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