विषय पाठ्यक्रम:- आज का टॉपिक !
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का परिचय,
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उद्देश्य (वर्ड प्रोसेसिंग के बेसिक्स,
वर्ड प्रोसेसिंग को खोलना (मेन्यू बार, हेल्प का प्रयोग, मेन्यू बार के नीचे के आइकॉन का प्रयोग करना),
डॉक्यूमेंट को खोलना या बंद करना (डॉक्यूमेंट ओपन करना, डॉक्यूमेंट सेव करना, पेज सेटअप करना, प्रिंट प्रिव्यू करना, प्रिंट करना)),|
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का परिचय:-
विभिन्न शब्दों के द्वारा अपनी बात को कागज पर सुव्यवस्थित ढंग से व्यक्त करना वर्ड प्रोसेसिंग कहलाता है | माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक वर्ड प्रोसेसर एप्लीकेशन है, जो MS-Office नामक पैकेज का एक भाग है, जिसका विकास "माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन" द्वारा किया गया है |
वर्ड प्रोसेसर का प्रयोग कार्यालयों में विभिन्न प्रकार के पत्र, रिपोर्ट इत्यादि को टाइप करने से लेकर डिज़ाइन करने तक के लिए होता है |
वर्तमान में उपलब्ध Word Processors न केवल टेक्स्ट (शब्दों) को टाइप करने, एडिट करने, डिज़ाइन करने की सुविधा देते है बल्कि टाइप किये गये शब्दों में उनकी शुद्धता तथा वाक्यों की व्याकरण से सम्बद्ध शुद्धता की जाँच करने की सुविधा भी देते है |
इस सॉफ्टवेयर के प्रयोग से विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट स्टाइल और चित्रों को लगाकर एक आकर्षक डॉक्यूमेंट तैयार किया जाता है |
उद्देश्य:-
वर्ड प्रोसेसिंग के उद्देश्य निम्नलिखित है -
1- वर्ड प्रोसेसिंग के बेसिक्स की जानकारी देना |
2- वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज को खोलना |
3- डॉक्यूमेंट्स को खोलना या बंद करना |
4- टैक्स्ट क्रिएट करना और उसका सही प्रयोग करना |
5- टैक्स्ट को फ़ॉरमेट करना |
6- टेबल का दक्षता से प्रयोग करना |
1- वर्ड प्रोसेसिंग के बेसिक्स:-
वर्ड प्रोसेसर का प्रयोग मुख्यतः कार्यालयों में पत्राचार के लिए होता है | इसका प्रयोग लेखकों, शिक्षाविदों, वकीलों, चिकित्सकों तथा शोधकर्ताओं द्वारा अपने वैयक्तिक डाक्यूमेंट्स बनाने या लिखने के लिए किया जाता है |
कंप्यूटर में किसी वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन का प्रयोग करके की जाने वाली वर्ड प्रोसेसिंग इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग कहलाती है | वर्ड प्रोसेसिंग का कार्य तीन प्रकार से किया जा सकता है |
(1)- पेन - पेन्सिल की सहायता से |
(2)- टाइप मशीन से कागज पर टाइप करके |
(3)- कंप्यूटर में किसी वर्ड प्रोसेसर प्रोग्राम का प्रयोग करके |
2- वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज को खोलना:-
MS-Word माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन द्वारा विकसित किये गये नए Office Sult, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंतर्गत दिया गया वर्ड प्रोसेसर है |
MS-Word को खोलने के लिए हमें विंडोज की टास्कबार पर स्थित स्टार्ट मेन्यू के उप-मेन्यू प्रोग्राम्स में से MS Office पर माउस प्वॉइण्टर लाने पर प्रदर्शित होने वाले उप-मेन्यू के ऑप्शन MS Word को सेलेक्ट करना होगा |
अब MS Word प्रोग्राम्स कार्यान्वित होता है, और मॉनिटर स्क्रीन पर इसकी एप्लीकेशन विंडो में एक रिक्त फाइल डॉक्यूमेंट्स 1 खुली हुई दिखेगी |
मेन्यू बार:-
MS Word की एप्लीकेशन विंडोज में टाइटल बार के नीचे मेन्यू बार का प्रदर्शन होता है | इस Menu Bar में MS Word में किये जा सकने वाले कार्य मेन्यूज़ के रूप में स्थित होते है |
किसी मेन्यू पर माउस प्वॉइण्टर लाकर क्लिक करने पर उस मेन्यू की एक पुल-डाउन सूची प्रदर्शित होती है | इस सूची में उस मेन्यू से सम्बंधित कमाण्ड्स ऑप्शन्स के रूप में दी होती है |
MS Word का मेन्यू बार पर प्रदर्शित होने वाली मेन्यूज निम्नलिखित है | जैसे:- File मेन्यू, Edit मेन्यू, View मेन्यू, Insert मेन्यू, Format मेन्यू, Tools मेन्यू, Table मेन्यू, Window मेन्यू तथा Help मेन्यू |
हेल्प का प्रयोग करना:-
MS Word में किये जाने वाले कार्य से सम्बंधित कोई असुविधा होने पर, उस असुसिधा को दूर करने के लिए MS Word में ही Help मेन्यू दी गई होती है | MS Word में सहायता प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित 5 स्थानों का प्रयोग किया जा सकता है |
(1)- Help मेन्यू बार द्वारा |
(2)- ऑफिस असिस्टेंट द्वारा |
(3)- Word Help टास्क पेन द्वारा |
(4)- Ask a Question बॉक्स द्वारा |
(5)- स्टैंडर्ड टूलबार में स्थित प्रश्नवाचक चिन्ह (?) के रूप में दी गई माइक्रोसॉफ्ट वर्ड Help द्वारा |
मेन्यू बार के नीचे के आइकन का उपयोग करना:-
MS Word में विभिन्न कार्यों को करने के लिए Windows के वातावरण में कार्य करने वाले अन्य एप्लीकेशन प्रोग्राम्स के समान कमाण्ड्स ऑप्शन्स के रूप में मेन्यूज में स्थित तो होते ही है, साथ ही इसमें इन कार्यों को शीघ्रता से संपन्न करने के लिए ये कमाण्ड्स टूलबार्स पर टूल बटन के रूप में भी स्थित होती है |
MS Word में 19 प्रकार की टूलबार्स दी होती है, Word के लोड होने पर इसकी एप्लीकेशन विंडो में दो टूलबार्स Formatting एवं Standard ही प्रदर्शित होती है |
अन्य टूलबार्स का प्रदर्शन कार्यानुसार स्वतः ही होता है, और हम कार्य से पहले भी इनका प्रदर्शन निर्धारित कर सकते है |
स्टैण्डर्ड टूलबार के अंतर्गत New, Open, Save, E-mail, Search, Print, Print Preview, Copy, Paste, Undo, Redo, Insert, Hyperlink, Show/Hide, Zoom आदि टूल बटन्स दिए गये होते है |
फॉर्मेटिंग टूलबार के अंतर्गत Styles and Formatting, Style, Font & Font Size, Alignment, Line Spacing, Numbering & Bullets, Outside Border, Font Color आदि टूल बटन्स दिए गये होते है |
3- डॉक्यूमेंट्स को खोलना और बंद करना:-
(A) डॉक्यूमेंट्स Open करना:-
MS Word में कार्य करते समय पहले से बनी किसी डॉक्यूमेंट्स फाइल को खोलने के लिए इसकी विंडो की मेन्यू बार पर दिए गये File मेन्यू पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले पुल डाउन मेन्यू में से Open ऑप्शन को चुनने पर इसकी एप्लीकेशन विंडो में प्रदर्शित होने वाले Open डायलॉग बॉक्स में से वांछित डॉक्यूमेंट्स को चुनकर खोला जा सकता है |
MS Word में कार्य करते समय की-बोर्ड पर Ctrl Key और O key को एक साथ दबाने पर प्रदर्शित होने वाले Open डायलॉग बॉक्स से कोई वांछित डॉक्यूमेंट्स फाइल खोली जा सकती है |
MS Word में कार्य करते समय स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गये टूल आइकन Open पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले Open डायलॉग बॉक्स से कोई वांछित डॉक्यूमेंट्स फाइल खोली जा सकती है |
(B) सेव और सेव एज करना:-
MS Word में डॉक्यूमेंट्स पर किये गये कार्य चार प्रकार से सुरक्षित किया जा सकता है |
1- स्टैण्डर्ड टूलबार पर दिए गये Save आइकन पर क्लिक करके, उस पर फाइल का नाम देकर |
2- मेन्यू बार पर फाइल मेन्यू में से Save ऑप्शन को चुनकर व फाइल का नाम देकर |
3- मेन्यू बार पर फाइल मेन्यू में से Save As ऑप्शन को चुनकर Save फाइल को दोबारा से नया नाम देकर |
4- की-बोर्ड पर Ctrl Key एवं S Key दोनों को एक साथ दबाकर, फाइल का नाम डाल कर Save कर सकते है |
(C) पेज सेटअप:-
वर्ड की मेन्यू बार पर दिए गये फाइल मेन्यू में पेज सेटअप आदेश दीजिये या रूलर लाइन पर कहीं भी डबल क्लिक कीजिये | ऐसा करते ही Page Setup का डायलॉग बॉक्स खुल जायेगा |
इस डायलॉग बॉक्स में कई टैबशीट है | इस टैबशीट में अपने Documents के लिए विभिन्न मार्जिन और पेज का Orientation सेट कर दीजिये | इस डायलॉग बॉक्स की Paper टैबशीट में Documents के पेज का आकार सेट कर दीजिये |
विभिन्न सूचनाएं सेट करने के बाद OK बटन को क्लिक कीजिये, इससे वे सूचनाएं Save हो जाएँगी और यह डायलॉग बॉक्स Close हो जायेगा |
Page Setup डायलॉग बॉक्स की Margins टैबशीट का प्रयोग पेज मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता है |
(D) प्रिंट प्रिव्यू:-
MS Word में आप अपने Documents को कई रूपों में देख सकते है | MS Word की मेन्यू बार पर दिए गये फाइल मेन्यू पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होने वाले पुल डाउन मेन्यू में से Print Preview के ऑप्शन का प्रयोग यह जानने के लिए किया जाता है कि तैयार किये गये Document का प्रिंट प्रिंटर पर किस प्रकार प्राप्त होगा |
इस कार्य को करने के लिए MS Word की स्टैंडर्ड टूलबार पर दिए गये Print Preview टूल आइकन का प्रयोग करना है |
MS Word के फाइल मेन्यू के Print Preview ऑप्शन अथवा वर्ड की स्टैण्डर्ड टूल बार पर दिए गये Print Preview टूल आइकन का प्रयोग करने पर मॉनिटर स्क्रीन पर Print Preview Window प्रदर्शित होती है |
(E) डाक्यूमेंट्स को प्रिंट करना:-
डाक्यूमेंट्स का प्रिंट प्रिव्यू देखने के बाद डॉक्यूमेंट को प्रिंट किया जा सकता है | MS Office बटन से प्रिंट कमाण्ड पर क्लिक कीजिये तथा डाक्यूमेंट्स को सामान्य सेटिंग पर प्रिंट करने के लिए OK बटन पर क्लिक कीजिये या प्रिंट कमाण्ड के Quick Print कमाण्ड पर क्लिक करें जिससे Document सामान्य सेटिंग में Print हो जायेगा |
यदि आपको कोई विशेष Page प्रिंट करना हो तो उस Page का नम्बर या पेज के नम्बर की रेंज जैसे - 2-9, पेजेस बॉक्स में लिखे तथा OK बटन पर क्लिक करें |
यदि प्रिंट की एक से अधिक कॉपी निकालनी है, तो Number Of Copies बॉक्स में Copies की संख्या लिखें तथा OK बटन पर क्लिक करें | जिससे आप जितनी Copies निकालना चाहते है उतनी Copies एक बार में ही प्रिंट हो जाएगी |